失敗しない退職届・退職願の書き方完全ガイド｜現役キャリアアドバイザーが教える円満退職の秘訣

「退職届と退職願、どちらを提出すればいいの？」「書き方や封筒のマナーがわからない」——退職を決意した後に直面するこの疑問に、この記事では例文・書き方・封筒マナー・法的根拠・よくあるトラブル対処法まで網羅して答えます。

なお、会社によって退職願の提出が必須でない場合もあります。まず最初に就業規則と直属上司に「会社規定の書式があるか」を確認することが最優先です。

退職届・退職願・辞表の違い

法的には「表題（退職届か退職願か）」よりも、「合意解約の申し入れか、一方的な退職通告か」という書面の実質的な意味合いが重視されます。

書類	意味	提出タイミング	撤回	法的性質
退職願	「退職したい」という希望の申し出	退職交渉の開始時（退職日決定前）	会社承認前なら可能	合意解約の申入れ
退職届	「退職します」という確定的な通告	退職日確定後の正式手続き（または強行退職時）	原則不可	一方的な退職通告（民法627条）
辞表	役職・地位の辞任表明	—	—	役員・公務員が使用

重要な2つのケース：

1. 通常の退職：口頭で退職意思を伝え→退職願で申し出→退職日確定後に退職届を提出（事務手続きの記録）
2. 会社が退職を拒否するトラブル時：退職届を一方的に提出→民法627条により2週間後に退職効力が発生（会社の承諾不要）

会社によっては退職願の提出が不要で、口頭で意思を伝えた後に退職届のみ提出するケースも多くあります。就業規則と上司に確認してください。

民法627条とは

期間の定めのない労働契約（一般的な正社員）は、退職の申し入れから2週間経過すれば会社の承諾がなくても退職できます（民法627条1項）。退職届の提出がこの「申し入れ」にあたります。ただし就業規則に「1ヶ月前に申し出ること」などの定めがある場合は、円満退職のためには就業規則に従うのが現実的です。

事前確認事項（書き始める前に必ずやること）

1. 就業規則で退職予告期間を確認（多くは1〜2ヶ月前。法律上は2週間前でよいが）
2. 会社規定の退職届・退職願の書式があるか上司に確認——規定書式がある場合はそちらを優先
3. 会社都合か自己都合かを確認（失業保険の給付条件が大きく変わる）

準備物と基本マナー

用品	規格	注意事項
便箋	白無地・A4またはB5	罫線入り可。カラー用紙・キャラクター柄不可
封筒	白無地・二重封筒（郵便番号枠なし）	長形3号（A4用）または長形4号（B5用）
筆記用具	黒インクのボールペンまたは万年筆	フリクションペン（消えるペン）・鉛筆・シャープペンシル不可
印鑑	認印（実印でなくてもよい）	シャチハタ不可

手書きかパソコンか

手書きが推奨されます。管理職の多くが「重要書類は手書きの方が誠意を感じる」と考えており、特に上司世代（40代以上）との関係維持を重視する場合は手書きが有利です。ただしパソコン作成が明確に禁止されているわけではなく、会社規定があればそれに従ってください。

退職願の書き方（縦書き例文）

                退職願

私儀

  このたび、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって
退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

  令和○年○月○日

                    ○○部○○課
                    ○○ ○○ ㊞

○○株式会社
代表取締役社長 ○○ ○○ 殿

各項目の記載ポイント

項目	書き方	注意点
タイトル	「退職願」と中央に明記	「退職届」との表題の違いに注意
「私儀」	書き出しの定型表現	「私事」でも可だが「私儀」が格式高い
退職理由	「一身上の都合により」	自己都合は理由を問わずこの表現で統一（後述）
退職希望日	「令和○年○月○日をもって」	漢数字を使用。会社と合意した日付を記入
提出日	実際に提出する日付	和暦（令和）を使うのが一般的
所属・氏名	部署名＋フルネーム	正式部署名。名前の右下に押印
宛先	「代表取締役社長 ○○ ○○ 殿」	「様」でなく「殿」。自分の名前より上に書く

退職理由の書き方：なぜ「一身上の都合」で統一するのか

自己都合退職の場合、実際の理由を問わず「一身上の都合により」と記載するのが慣習です。これは後々のトラブル防止と、会社・上司との関係維持のためです。

実際の退職理由	書類への記載	理由
転職・キャリアアップ	一身上の都合により	転職先を明かす必要なし
結婚・出産・介護	一身上の都合により	プライベートな情報を書く必要なし
人間関係・職場環境	一身上の都合により	書くとトラブルの原因になる
会社都合（リストラ・退職勧奨）	貴社の退職勧奨に伴い	自己都合に書き換えると失業保険で不利

退職届の書き方（縦書き例文）

                退職届

私儀

  このたび、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって
退職いたします。

  令和○年○月○日

                    ○○部○○課
                    ○○ ○○ ㊞

○○株式会社
代表取締役社長 ○○ ○○ 殿

退職願との違いは末尾の表現だけです。退職願は「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」（お願いのニュアンス）、退職届は「退職いたします」（通告のニュアンス）です。

会社都合退職の場合の退職届

                退職届

私儀

  このたび、貴社の退職勧奨に伴い、令和○年○月○日をもって
退職いたします。

  令和○年○月○日

                    ○○部○○課
                    ○○ ○○ ㊞

○○株式会社
代表取締役社長 ○○ ○○ 殿

【重要】会社都合を自己都合に書き換えるよう求められたら

絶対に応じてはいけません。自己都合と会社都合では失業保険の受給条件が大きく異なります。

項目	自己都合退職	会社都合退職
給付開始	待機7日＋給付制限2〜3ヶ月後	待機7日後（給付制限なし）
給付日数（雇用保険加入10年未満）	90日	90〜180日
給付日数（雇用保険加入20年以上）	150日	240〜330日

書き換えを強要された場合は労働基準監督署に相談してください。

封筒の書き方と便箋の入れ方

封筒の表面・裏面

• 表面（中央）：「退職願」または「退職届」と縦書きで楷書体
• 裏面（左下）：所属部署名（上）と氏名（下）を縦書きで記入
• 封の方法：のりで封をし、封じ目に「〆」と記入。セロハンテープは不可

便箋の三つ折りと封筒への入れ方

1. 便箋の下から1/3を上に折る
2. 上から1/3を下に折る（下の折りの上に重なる）
3. 封筒に入れる向き：封筒の表面に対して、便箋の書き出し（タイトル側）が上・裏面が向くように入れる

これにより受け取った相手が封筒から取り出してすぐに書き出しが読めます。

直接手渡しが原則・郵送は最終手段

退職願・退職届は直属の上司に直接手渡しが原則です。郵送は会社が退職を拒否するなどのトラブル時に限り、その場合は内容証明郵便で送付することで「いつ何を送ったか」の証拠が残ります。

退職の伝え方と交渉の流れ

標準的なスケジュール

タイミング	やること
退職希望日の2〜3ヶ月前	直属上司に口頭で退職意思を伝え、面談を申し込む
面談後	退職願を提出（会社の書式があればそちらを使用）
退職日・引き継ぎ合意後	退職届を人事部に提出
退職日まで	引き継ぎ・私物整理・各種手続き

上司への切り出し方：面談依頼のメール例文

件名：ご相談の時間をいただきたい件について

○○課長

お疲れさまです。○○です。

個人的にご相談したいことがあり、お時間をいただけますでしょうか。
15〜30分程度、ご都合の良い日時をご教示いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

○○ ○○

メール件名には「退職」「辞職」などの言葉を入れないようにしてください。人事系の情報は口頭で最初に伝えるのが基本です。

退職理由の伝え方：ポジティブ変換の例

本音の理由	上司への伝え方（ポジティブ変換）
人間関係が嫌	「新しい環境で、異なる視点を持つ人たちと働いてみたいと考えています」
給与が低い	「今後のキャリアに向けて、市場価値を高められる環境に挑戦したいと思っています」
残業・労働環境	「長期的なキャリアを考え、ワークライフバランスを見直したいと考えています」
会社の将来性が不安	「自分のスキルをより活かせる分野に挑戦したいと考えています」

引き留めへの対処法

引き留めを受けたとき、絶対に「検討します」と言ってはいけません。一度口にすると交渉が長期化します。

引き留めの内容	効果的な返し方
昇進・役職提示	「ありがたいお話ですが、すでに決意が固まっております。今の段階で引き受けることは難しい状況です」
年収アップ提示	「金銭面だけでなく、キャリアの方向性自体を変えたいと考えており、お気持ちはありがたいですが決意は変わりません」
人手不足を理由に引き留め	「引き継ぎについては責任を持って対応します。日程についてご相談させてください」

よくあるトラブルと対処法

ケース1：上司が退職願を受け取らない・認めない

1. 人事部に直接提出する
2. それでも拒否されれば、退職届を内容証明郵便で会社宛に送付する
3. 郵便到達から2週間後に退職の効力が発生（民法627条）
4. 悪質な場合は労働基準監督署・総合労働相談コーナーへ相談

ケース2：有給消化を拒否される

有給休暇の取得は労働基準法第39条で保障された権利です。会社は「時季変更権」（業務上の支障がある場合に取得日を変更させる権利）を持ちますが、退職日を超えた時季変更は認められません。

• 退職日と有給残日数を考慮した上で退職日を設定し、退職前に有給消化期間を確保する
• それでも拒否されれば労働基準監督署へ申告

ケース3：損害賠償・違約金を請求された

労働基準法第16条により、退職を理由にした違約金・損害賠償額の予定は無効です。退職だけを理由とした損害賠償請求は一般的に認められません。ただし以下の場合は例外になり得ます。

• 秘密保持義務・競業避止義務に明確に違反した場合
• 会社に故意・重大な過失で損害を与えた場合

不安な場合は弁護士または労働基準監督署に相談してください。

ケース4：退職代行が必要な場合

パワハラ・精神的に出社できない・何度申し出ても退職を認めないといった状況では、退職代行サービスの利用を検討してください。

サービス種別	料金目安	特徴・適した状況
弁護士法人運営	5〜6万円	損害賠償請求・未払い賃金交渉まで対応可。法的トラブルが想定される場合
労働組合運営	2〜3万円	団体交渉が可能。有給消化・退職金交渉も対応可
一般企業運営	1.5〜2万円	コストを抑えたい場合。交渉は不可

退職後に必要な手続きチェックリスト

会社から受け取るもの

書類	用途	注意事項
離職票（1・2）	失業給付申請	退職後10日以内に発行。受け取れない場合はハローワークに相談
源泉徴収票	確定申告・転職先の年末調整	退職後1ヶ月以内に発行義務あり
健康保険資格喪失証明書	国保加入・家族の扶養手続き	速やかな発行を退職前に依頼
雇用保険被保険者証	転職先での雇用保険手続き	紛失時はハローワークで再発行可
年金手帳（会社預かりの場合）	国民年金手続き	2022年以降は廃止されたが旧来のものは返却される

会社に返却するもの

• 健康保険証（家族分含む）
• 社員証・IDカード・入館証
• 会社支給の携帯電話・PC・タブレット
• 制服・名刺・社内資料（コピーも含む）

転職先未定の場合：健康保険・年金・失業給付

手続き	選択肢・内容	期限
健康保険	①国民健康保険加入（前年収入の約10%）②任意継続（在職時の約2倍・上限あり）③家族の扶養に入る（条件あり）	退職翌日から14日以内に手続き
年金	国民年金（第1号被保険者）への切り替え。または配偶者の扶養（第3号被保険者）	退職翌日から14日以内
失業給付	自己都合：3ヶ月の給付制限後に90〜150日給付。会社都合：待機7日後に90〜330日給付。いずれも「就職の意思・能力がある」ことが条件	離職後できるだけ早くハローワークへ

引き継ぎの進め方

引き継ぎの質は、退職後も続く前職との関係に直結します。以下の4点を揃えると「丁寧な退職者」と評価されます。

1. 業務一覧表：業務名・頻度・関係者・注意点・緊急度を表形式で作成
2. 関係者連絡先リスト：社内担当者・社外取引先・顧客の連絡先
3. パスワード・アクセス権限一覧：退職後の権限変更依頼も含む
4. 未完了案件リスト：進捗状況・スケジュール・懸念事項

「新人でもわかるレベル」まで資料を詳細化すると、前職の上司・同僚からの評価が高まります。転職先への推薦・リファレンスチェックで実際にプラスに働くケースもあります。

よくある質問

退職願を提出したが撤回したい

会社の承認（受理）前であれば撤回は原則可能です。ただし一度退職の意思を示したことで職場での立場が微妙になる可能性があります。本当に退職する意思が固まってから提出してください。

有給残があるが、退職時に買い取ってもらえるか

法的に買い取り義務はありませんが、会社規定として退職者の有給買い取りを行っている場合があります。就業規則を確認するか、人事部に問い合わせてください。消化できない分は退職日を後ろにずらして消化するのが現実的な対処法です。

競合他社への転職は問題があるか

雇用契約書や就業規則に競業避止条項がある場合は注意が必要です。一般的に有効性が認められるには「期間の合理性（1〜2年程度）」「地域の限定」「補償の有無」などの要件を満たす必要があります。不安な場合は弁護士に相談してください。

ボーナスは退職前にもらえるか

ボーナス支給基準日に在籍していれば権利が発生するのが原則です。ただし就業規則に「退職者は減額・不支給」と定められている場合はそれに従います。支給日より前に退職日を設定する場合は確認が必要です。

まとめ：退職手続きの確認チェックリスト

確認項目	チェック
就業規則で退職予告期間・退職届書式を確認したか	□
直属上司に先に口頭で退職意思を伝えたか（退職願や退職届の前に）	□
会社都合か自己都合か正確に把握しているか	□
退職願の「退職希望日」は会社と合意した日付か	□
退職届は退職日確定後に提出したか	□
引き継ぎ資料（業務一覧表・連絡先リスト等）を作成したか	□
会社から受け取る書類（離職票・源泉徴収票等）を確認したか	□
退職後の健康保険・年金・失業給付の手続き計画を立てたか	□

退職の最優先事項は「就業規則の確認」と「直属上司への口頭での事前相談」です。書類の形式よりも、正しい順番を守ることが円満退職の鍵になります。