退職挨拶メールの書き方と例文集【コピペOK】社内・社外・上司・同僚・取引先別｜送るタイミング・BCC送信・NGワードも解説

2026年5月23日

「退職の挨拶メール、何を書けばいいか分からない」——この記事では、社内向け・社外（取引先）向けの例文をすぐコピペして使えるかたちでまとめます。送るタイミング・BCC一斉送信の正しいやり方・よくある失敗とNGワードも合わせて解説します。

2026年版｜例文コピペOK

退職挨拶メールの書き方と例文集
社内・社外・上司・同僚・取引先別

送るタイミング｜BCC一斉送信のやり方｜NG表現一覧｜FAQ

最終出社日

社内メールの基本

2〜3週間前

社外メールの基本

全BCC

社内一斉送信の方法

個別送信

社外の基本ルール

この記事でわかること：
・社内向け・社外向けの送るタイミングと基本の違い
・社内（全体一斉・上司個別・同僚）ですぐ使える例文
・取引先（社外）ですぐ使える例文と後任紹介の書き方
・有給消化中の退職・競合転職など特殊ケースの例文
・BCC一斉送信の正しいやり方
・絶対に書いてはいけないNGワード・失敗例
・よくある疑問（FAQ）

【最初に確認】社内向けと社外向け——根本的な違いを理解する

最重要の前提：
退職挨拶メールには「社内向け」と「社外向け」で根本的に異なるルールがあります。社内向けは「個人として」最後の挨拶を伝えるもの、社外向けは「会社として」後任者への引き継ぎを知らせるものです。この違いを混同すると、取引先への失礼や情報漏洩リスクにつながります。

項目	社内向け	社外（取引先）向け
送るタイミング	最終出社日（当日午後が一般的）	最終出社日の2〜3週間前
送り方	BCC一斉送信でOK（お世話になった人には個別も追加）	個別送信が基本（取引先情報の漏洩防止のため）
主な内容	退職の報告・感謝・今後の連絡先（任意）	退職報告・後任者の紹介・引き継ぎ情報
立場	個人として送る	会社の担当者として送る
送る前の確認	社内慣例を先輩に確認	必ず上司に相談してからタイミング・内容を決める

社外メールを上司に無断で送ってはいけない：
退職を取引先に公表するタイミングは、会社として決定することです。後任者が決まる前や、会社のOKが出る前に個人判断で取引先に送ると、トラブルのもとになります。社外向けメールは必ず上司に相談・確認してから送信してください。

社内向け退職挨拶メール——例文コピペ集

例文①：社内全体向け（BCC一斉送信）

最終出社日の午後14〜16時ごろに送るのが一般的です。

社内一斉送信用｜最終出社日当日
※BCC欄に全員のアドレスを入れる

件名：【退職のご挨拶】○月○日付で退職いたします（営業部・田中太郎）

皆様

お疲れさまです。営業部の田中太郎です。

私事で恐縮ですが、一身上の都合により、本日○月○日をもちまして
退職することとなりました。本来であれば直接ご挨拶すべきところ、
メールでのご連絡となり失礼いたします。

在職中の○年間、皆様には多くのご指導とご支援をいただき、
心より感謝申し上げます。特に○○プロジェクトでは
チームの皆様に大変お世話になり、大きな経験となりました。
ここで学んだことを新天地でも活かしてまいります。

退職日まで引き継ぎを含め、最後まで責任を持って取り組んでまいります。
ご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、
何卒よろしくお願いいたします。

末筆ながら、皆様のより一層のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

営業部　田中太郎
（個人連絡先：tanaka.private@gmail.com）

BCC一斉送信の正しいやり方：
To欄に自分のメールアドレスを入れ、送りたい全員のアドレスはBCC欄に入力します。CC・Toに入れると全員のアドレスが見えてしまい、個人情報漏洩になるため注意してください。

例文②：お世話になった上司への個別メール

上司・恩師向け個別メール

件名：退職のご挨拶（田中太郎）

山田部長

お疲れさまです。田中です。

この度、○月○日をもちまして退職することとなりました。
直接ご報告すべきところ、お忙しい中恐縮ですがメールにてご連絡いたします。

部長には入社以来○年間、営業の基礎から人としての大切なことまで
多くのことを教えていただきました。

特に印象に残っているのは、入社2年目に大きな案件を失注した際、
「失敗は成長の糧。大切なのは次にどう活かすかだ」と
おっしゃっていただいたことです。あの言葉が今でも私の支えになっています。

昨年度、個人目標を120%達成できたのも、部長の日頃のご指導のおかげです。
本当にありがとうございました。

お体にくれぐれもご自愛ください。
部長のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

田中太郎
個人連絡先：tanaka.private@gmail.com

個別メールに具体的なエピソードを入れるべき理由：
「大変お世話になりました」という一般的な感謝の言葉と、具体的なエピソードを添えた感謝では、受け取る印象が全く違います。「あなただけに送ったメール」という特別感が、長期的な良好な関係につながります。

例文③：同僚・同期向け（親しい関係）

同僚・同期向け（やや砕けたトーン）

件名：退職のご挨拶（田中）

〇〇さん

お疲れさまです。田中です。

突然で申し訳ないのですが、○月○日をもちまして退職することになりました。

一緒に働いてきた○年間、本当にお世話になりました。
○○プロジェクトで一緒に深夜まで作業したこと、今でも懐かしく思います。
○○さんのサポートがなければ乗り越えられなかったと思います。

新天地でもお互い頑張りましょう。
またいつかどこかで一緒に仕事できる日を楽しみにしています。

落ち着いたら、ぜひご飯でも行きましょう！

田中太郎
携帯：090-XXXX-XXXX

例文④：新卒・在籍期間が短い場合

入社1年未満・短期間での退職

件名：退職のご挨拶（田中太郎）

皆様

お疲れさまです。営業部の田中太郎です。

入社からわずか○ヶ月という短い期間での退職となり、
ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

この期間、皆様には社会人としての基本から丁寧にご指導いただき、
大変感謝しております。初めてお客様を訪問した際の緊張感、
初めて契約をいただいた時の喜びは、一生忘れられない経験です。

今後は、ここでの経験を糧に成長してまいります。

本当にありがとうございました。
皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

田中太郎

社外（取引先）向け退職挨拶メール——例文コピペ集

社外メールを送る前に必ず確認すること：
①後任者が決定しているか　②会社として取引先への公表OKが出ているか　③送る範囲・タイミングを上司が承認しているか——この3つが揃ってから送信してください。

例文⑤：取引先への退職挨拶（後任紹介あり）

社外への挨拶メールの最重要ポイントは後任者の紹介と引き継ぎ情報です。取引先が最も気にするのは「これからも今まで通りサービスを受けられるか」という点です。

取引先・重要顧客向け｜最終出社日の2〜3週間前
個別送信が基本

件名：担当者変更および退職のご挨拶（株式会社○○　田中太郎）

株式会社△△
営業部　鈴木様

いつもお世話になっております。
株式会社○○ 営業部の田中太郎です。

私事で恐縮ですが、一身上の都合により○月○日をもちまして
弊社を退職することとなりました。
長らくお取引いただいている中での突然のご連絡となり、
誠に申し訳ございません。

つきましては、○月○日より、同じ営業部の佐藤一郎が
後任として担当させていただくこととなりました。

【後任担当者のご連絡先】
氏名：佐藤一郎
メール：sato@xx-company.co.jp
電話：03-XXXX-XXXX

引き継ぎにつきましては、○月○日に佐藤とともにご挨拶に
伺いたいと存じます。日程についてはあらためてご連絡いたします。

在職中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。
鈴木様には多くのことをご指導いただき、心より感謝しております。

今後とも弊社および後任の佐藤を、これまでと変わらぬ
ご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、鈴木様のご健勝と貴社のますますのご発展を
お祈り申し上げます。

株式会社○○　営業部
田中太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：tanaka@xx-company.co.jp

社外メールは個別送信が基本の理由：
社外への一斉送信（BCC含む）は、万が一宛先を間違えたりBCCをCCに入れてしまった場合、取引先のメールアドレスが外部に漏洩するリスクがあります。取引先情報は機密性が高いため、個別送信を徹底してください。

例文⑥：後任者未定の場合（部署・窓口の引き継ぎ）

後任者がまだ決まっていない場合

件名：担当者変更のご案内（株式会社○○　田中太郎）

株式会社△△
鈴木様

いつもお世話になっております。
株式会社○○ 営業部の田中太郎です。

私事で恐縮ですが、○月○日をもちまして退職することとなりました。

後任担当者につきましては、現在社内で調整中です。
正式に決定次第、改めてご連絡いたします。
それまでの間は、下記の部署窓口にてご対応させていただきます。

【ご連絡先（引き継ぎ期間中）】
株式会社○○　営業部
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：eigyo@xx-company.co.jp

ご不便をおかけし大変申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

在職中は大変お世話になりました。
今後とも弊社をよろしくお願いいたします。

田中太郎

例文⑦：有給消化後に退職する場合

有給消化あり・最終出社日と退職日が異なる場合

件名：退職のご挨拶（田中太郎）

皆様

お疲れさまです。営業部の田中太郎です。

私事で恐縮ですが、○月○日（退職日）をもちまして退職することとなりました。
本日○月○日が最終出社日となります。

在職中は多くのご指導とご支援をいただき、心より感謝申し上げます。
引き継ぎにつきましては、後任の○○さんと連携を取りながら
完了しております。

末筆ながら、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

田中太郎
（個人連絡先：tanaka.private@gmail.com）

有給消化中の挨拶のタイミング：
社内への挨拶メールは有給消化に入る前（最終出社日）に送るのが基本です。社外向けは最終出社日の2〜3週間前を目安に。退職日と最終出社日が異なる場合は、メール内に両方の日付を明記して混乱を避けましょう。

送るタイミングの完全ガイド

退職日の3〜4週間前

重要取引先（社外）への連絡

後任者と一緒に訪問挨拶も行う。上司の承認を得てから送信。

退職日の2〜3週間前

一般取引先（社外）への連絡

後任者の連絡先・引き継ぎスケジュールを明記。個別送信が基本。

最終出社日の数日前

特に親しい上司・同僚への個別メール

エピソードを交えた個人的な感謝メール。全体メールとは別に送る。

最終出社日当日（午後14〜16時ごろ）

社内全体への一斉メール

BCC一斉送信。終業ギリギリは返信の時間がなくなるため避ける。

書いてはいけない表現——NG例と改善案

状況	NG表現（絶対に書かない）	OK表現（推奨）
会社への不満	「長時間労働に限界を感じ、上司のパワハラにも我慢の限界を超えたため」	「新たな環境で自分の可能性を試したく」「一身上の都合により」
転職先の詳細	「〇〇株式会社に転職します。年収が300万円上がります」	「新天地でも皆様から学んだことを活かして精進してまいります」
会社の批判	「この会社では成長できないと判断しました」	「新たなフィールドでの挑戦を決意いたしました」
同僚への悪口	「一部の人とはどうしても合いませんでした」	（言及しない。感謝のみ書く）
機密情報	「現在の主要顧客は〇〇社と××社で…」	（取引先情報・社内情報は一切書かない）
後任者の過大な紹介	「後任の田中は業界10年のスペシャリストです」（実際は未経験）	「後任の田中は丁寧な対応でご満足いただけると確信しております」

競合他社への転職の場合の特別注意：
転職先が競合他社の場合は、転職先名を一切記載しない・機密情報への言及ゼロ・顧客情報に関する記述なし——の3点を徹底してください。「新天地でも頑張ります」程度の表現に留めるのが最も安全です。

よくある疑問（FAQ）

社内メールは一斉送信でいいですか？個別に送るべきですか？

社内全体への挨拶は一斉送信（BCC）で問題ありません。ただし、特にお世話になった上司や同僚には、一斉送信とは別に個別メールを送るのがより丁寧です。両方送っても「気配りのある人」という印象になります。

社外メールを一斉送信してはいけないのですか？

個別送信が基本です。社外の複数の取引先アドレスをCCやBCCに入れて送ると、万が一CCとBCCを間違えた場合に取引先情報が漏洩するリスクがあります。また、一斉送信は「大切な取引先として個別に対応してもらえなかった」という印象を与えることもあります。同一企業内の複数の担当者への送信は問題ありません。

退職理由は書いたほうがいいですか？

詳しく書く必要はありません。「一身上の都合により」が最もシンプルで無難です。転職によるキャリアアップなら「新たな挑戦のため」程度でOKです。退職理由でネガティブな内容（会社批判・不満）を書くのは絶対にNGです。

個人連絡先は書くべきですか？

社内全体への一斉メールに書くかどうかは任意です。本当に連絡を取り合いたい方には個別メールで連絡先を伝えるのがスマートです。社外（取引先）のメールには個人連絡先を書くのは原則避けてください——取引先との関係はあくまで「会社の担当者」としての関係のため、退職後に個人でやり取りすることがトラブルの原因になる場合があります。

有給消化で出社しない場合、メールはどうすればいいですか？

有給消化に入る前の最終出社日に送るのが基本です。社外への挨拶は最終出社日の2〜3週間前から始めるため、有給消化に入る前に完了させておきます。社内への一斉メールは最終出社日に送り、件名と本文に「本日が最終出社日」「退職日は○月○日」の両方を明記しましょう。

入社1年未満で退職する場合、何か特別に気をつけることはありますか？

「ご迷惑をおかけして申し訳ない」という謝罪を冒頭に添えることが大切です。短い期間でも「この環境で学んだこと」への感謝を具体的に書くことで、誠実さが伝わります。長文にする必要はなく、短くても誠実な内容で十分です。

送信後に誤字を発見したらどうすればいいですか？

軽微な誤字（人名・社名以外）なら再送は不要な場合も多いです。ただし相手の名前や社名を間違えた場合は、速やかに謝罪と訂正を伝える短いメールを送りましょう。「先ほどのメールで○○様のお名前を誤って記載してしまいました。大変失礼いたしました」と簡潔に。